Case Study · Gastronomie & Franchise

Ein Betriebssystem für 150 Restaurant-Standorte

Für ein Quick-Service-Restaurant-Franchise mit 150 Standorten haben wir heptic gebaut: eine Plattform, die Kassendaten, Lieferantenrechnungen und Dienstpläne zusammenführt und mit KI-Agenten überwacht. Vom Wareneinsatz über Preis-Alerts bis zur Schichtplanung, live und pro Standort.

Business IntelligenceKI-AgentenAutomatisierung

Die heptic Sales-Insights: Umsatz gegen Forecast, Bonhöhe, Standort-Vergleich und der Anomaly-Agent erklärt, warum ein Standort zurückliegt.

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Die Ausgangslage

Ein Franchise mit 150 Standorten produziert jeden Tag Daten: Kassenbons, Lieferantenrechnungen, Dienstpläne, Inventuren. Nur zusammen kamen sie nie. Jede Zahl lebte in ihrem eigenen System, die Zentrale arbeitete mit Excel-Exporten von vorgestern und Monatsberichten, die zu spät kamen, um noch etwas zu ändern.

Die Folgen waren teuer: Preiserhöhungen der Lieferanten fielen erst Monate später auf, Margenlecks einzelner Standorte verschwanden im Durchschnitt, und Schichtpläne entstanden nach Gefühl. Bei 150 Standorten summiert sich jedes dieser Lecks.

Das heptic-Inventory: Wareneinsatz, Foodwaste, Reichweiten und der Anomaly-Agent meldet eine Cheddar-Preiserhöhung von 8 Prozent. — Heute fällt genau das sofort auf: Der Anomaly-Agent meldet die Preiserhöhung des Lieferanten am Tag der Rechnung, inklusive Preisvorschlag.

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Was wir gebaut haben

Eine Plattform, die alle Standorte in Echtzeit sichtbar macht, und KI-Agenten, die nicht nur Zahlen zeigen, sondern melden, was zu tun ist.

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Echtzeit-BI je Standort

Umsatz gegen Forecast, Marge, Bonhöhe und Verweildauer, live und pro Standort. Die Zentrale sieht alle 150 auf einem Schirm, jeder Partner seinen eigenen Betrieb.

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Preisdrift-Alerts

KI-Agenten lesen jede Lieferantenrechnung und melden Preisänderungen pro Artikel am Tag der Rechnung, nicht im Quartalsabschluss.

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Anomalie-Agent

Weicht Wareneinsatz, Marge oder Bonhöhe ab, meldet der Agent es mit konkreter Empfehlung, etwa die Personaldeckung am Wochenende anzupassen.

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Bestellvorschläge

Bestellungen basieren auf echtem Verbrauch und Reichweiten statt Bauchgefühl. Das senkt Überbestände und Notkäufe gleichermaßen.

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Forecast-Schichtplanung

Der Dienstplan atmet mit dem Umsatz-Forecast, inklusive automatischer Tarif-Compliance-Checks bei jeder Planänderung.

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Standort-Vergleich

Ausreißer werden sichtbar: welcher Standort über Forecast liegt, welcher Marge verliert, und woran es liegt.

Der heptic-Schichtplan mit Forecast, Lohnkostenquote und Tarif-Agent, der eine Arbeitszeitüberschreitung meldet. — Der Schichtplan atmet mit dem Forecast, der Tarif-Agent meldet Verstöße nach § 3 ArbZG, bevor sie passieren.

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So sind wir vorgegangen

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Discovery & Audit

Audit an echten Daten: Kassenexporte, Lieferantenrechnungen und Dienstpläne ausgewählter Pilotstandorte, dazu die offenen Fragen der Zentrale.

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Strategie & Roadmap

Roadmap nach Hebel: zuerst Echtzeit-BI und Preis-Alerts, danach Anomalie-Agenten und Forecast-Schichtplanung.

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Systemaufbau

Kasse, Rechnungseingang und Dienstplan angebunden, Dashboards und Agenten aufgebaut, Pilot mit ausgewählten Standorten.

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Integration & Training

Rollout auf alle 150 Standorte, Training für Zentrale und Franchise-Partner, Agenten anhand echter Meldungen nachgeschärft.

Der heptic Agent-Live-Feed: Bestellungen, Anomalien, Forecasts und Operations-Aufgaben, autonom oder mit Freigabe. — Der Live-Feed der KI-Agenten: 12 Aktionen heute, 8 davon autonom, kritische Fälle warten auf Freigabe.

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Das Ergebnis

Eine gemeinsame Sicht über 150 Standorte statt 150 Tabellen
Preiserhöhungen fallen am Tag der Rechnung auf
Anomalien kommen als Meldung mit Empfehlung, nicht als Überraschung im Monatsbericht
Die Schichtplanung folgt dem Forecast, Tarifregeln werden automatisch geprüft
Franchise-Partner und Zentrale sprechen über dieselben Zahlen

Der Stack

KassensystemeRechnungs-Erkennung (OCR)ClaudeEchtzeit-DashboardsDienstplan-Systeme

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